kesekretariatan adminitrasi bem unikaltar

I. PENDAHULUAN

1.      Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia mencapai tujuan tertentu. untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan suatu proses yang tertib.

2.      Administrasi dalam pengertian luas maupun sempit, dalam penyelenggarannya diwujudkan dalam fungsi – fungsi administrasi, yang terdiri dari rencana (palnning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengawasan (controling). Pengelolaan fungsi – fungsi administrasi pada suatu organisasi seperti bem yang memiliki jumlah organisasi,sangat membutuhkan suatu keseragaman administrasi .Untuk memenuhi kebutuhan itu dan demi terwujudnya tertib serta kerapihan administrasi, penyempunaan pedoman administrasi kesekretariatan ini merupakan suatu jawaban, melihat semakin kompleksnya penyelenggaraan administrasi BEM dimasa mendatang.

3.      Untuk acuan ormawa  unikaltar tentang pembuatan surat menyurat dll.

4.      Dengan bertitik tolak dan berperang pada kepraktisan (Practicalize), maka pedoman aministrasi kesekeretariatan BEM, mencakup hal – hal sebagai berikut :

1) Pendahuluan
2) Organisasian kesekretariatan BEM
3) Administrasi surat menyurat (ketatausahaan) BEM
4) Tata kearsipan
5) Invetaris dan dokumentasi organisasi
6) Penutup
7) Lampiran

II. KESEKRETARIATAN

1.      Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi dengan efektif, diperlukan suatu tempat tertentu, sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi. Tempat penyelenggaraan administrasi dinamakan “ sekretariat Organisasi” atau dengan kata lain “Kantor Organisasi”

2.      BEM sebagai suatu oragnisasi Mahasiswa adalah suatu bentuk kerja sama dari sekelompok seluruh Ormawa mau ditingkat univ maupun ditingkat fakultas. Demikian pula pembagian kerja (distribution of work) bagi setiap anggota pengurus dalam mengelola aktifitas – aktifitas organisasi, sangat dibutuhkan mengingat kompleksitas aktifitas dan banyaknya anggota pengurus organisasi. Aktifitas organisasi berpusat pada sekretariat organisasi. Bagi BEM atau sekretariat BEM Lain – lain untuk setiap tingkatan aktifitas organisasi. Administrasi kesekretariatan merupakan bagian dari pada administrasi organisasi, yaitu sebagai unit tugas / pekerjaan yang penyelenggaraannya diserahkan kepada sekretaris organisasi.

Usaha penyelenggaraan administrasi kesekretariatan bertujuan agar sekretaris BEM benar – benar dapat berfungsi sebagai sekretaris organisasi yaitu

a.       Tempat kerja yang efisien bagi pengurus dalam pengendalian organisasi.

b.      Pusat Komunikasi Organisasi

c.       Pusat Kegiatan Administrasi

d.      Serta acuan seluruh ORMAWA UNIKALTAR(DPM,BEM,UKM,BPM HMJ,KPU DAN KEPANITIAN).

3.      Perencanaan Pengaturan Sekretariat Supaya sekretariat BEM benar – benar dapat berfungsi sebagai sekretariat organisasi maka perlu dibuat perencanaan dan pengaturan tentang sekretariatnya, baik mengenai letak, bangunan maupun ruangan – ruangannya.
Perencanan dan pengaturan sekretariat meliputi :

a.       Letak Sekretariat Sekretariat BEM yang terletak pada tempat yang strategis akan sangat menentukan kelancaran komunikasi dengan pihak manapun, terutama dengan anggota, sehingga mudah dicari, didatangi dan mudah pula mengadakan hubungan keluar, disamping pertimbangan kelancaran komunikasi maka dalam menentukan tempat sekretariat BEM harus diperrtimbangkan tentang keadaan sekelilingnya (milih lokasi) yang menjamin ketenangan dan kesehatan sehingga memungkinkan bagi fungsionaris (pengurus) organisasi dapat bekerja menunaikan tugasnya di sekretariat ini dengan baik dan efektif.

b.      Bangunan Sekretariat Bangunan gedung sekretariat BEM hendaklah diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan mengenai administrasi maupun kegiatan – kegiatan lainnya. Untuk maksud tersebut, kirangya dapat diikuti ketentuan – ketentuan sebagai berikut :

1)      Jumlah ruangan disesuaikan dengan jumlah kebutuhan kegiatan dalam kesekretariat BEM yaitu adanya :
- Ruang tata usaha , tempat pengerjaan dan penyesuaian surat menyurat dan

   penyimpanan arsip – arsip oragnisasi.
- Ruang tamu, untuk menerima tamu – tamu organisasi
- Ruang perpustakaan
- Ruang persidangan, untuk sidang – sidang pengurus
- Diusahakan kesekretariatan ini juga merupakan sekretariat dari badan –

   badan khusus BEM yang setingkat.

2)      Antara ruangan – ruangan tersebut hendaknya diperhatikan tentang hubungan antara satu ruangan dengan ruangan lainnya, dengan mengingat prinsip – prinsip “time and Motion Study” sehingga menjamin kelancaran komunikasi dengan mempertimbangkan jarak antara satu dengan yang lainnya (garis lurus adalah jarak terdekat).

3)       Dalam setiap ruangan tersebut sedapat mungkin diusahakan adanya faktor – faktor yang dapat memperlancar tugas dan kerja. Untuk itu perlu adanya alat – alat dan perabotan yang menopang dan menjamin kelancaran tugas –tugas organisasi.

4)      Dalam mengatur sekretariat ini, maka harus mengingat dan memperlihatkan faktor – faktor yang dapat menjamin / menjaga kesehatan bagi para pengurus dan anggota organisasi yang melaksanakan tugas di sekretariat itu.
Faktor – faktor tersebut antara lain soal sinar dan hawa (ventilasi) harus ada dan genteng kaca dimana perlu diadakan sinar matahari sangat perlu menjaga kesehatan mata dan jiwa untuk menjaga kesehatan paru – paru.

5)      Sekretariat yang diatur dengan rapi memberi pandangan yang baik dan menyenangkan, baik kepada pengurus maupun anggota anggota organisasi di samping itu suasana yang demikian akan banyak memberikan kesehatan dalam bekerja dan akan sangat membantu kelancaran tugas – tugas organisasi.

Dalam mengusahakan gedung sekretariat ini, sedapat mungkin sekaligus di tempat itu ada wisma BEM yaitu tempat menginap fungsionaris organisasi. Wisma BEM ini akan sangat besar sekali manfaat sebagai markas organisasi dimana setiap fungsionaris yang bertempat tinggal disitu dapat melaksanakan tugas – tugas organisasi. Hal ini sangat membantu dan mempermudah komunikasi.

6)      Ruangan Sekretariat Dalam mengatur ruangan sekretariat, hendaknya diperlihatkan faktor – faktor yang dapat membuat ruangan tersebut benar – benar berfungsi sebagaimana mestinya. Faktor tersebut ialah hal – hal yang memberikan kesenangan, kemauan dan semangat bagi orang yang tinggal di dalamnya, yaitu menyangkut keindahan dan efisiensi, karena di dalam sekretariat BEM terapat ruangan – ruangan yang mempunyai fungsi sendiri – sendiri (ruang tamu, ruang sidang dsb), maka dalam pengaturan tersebut haruslah disesuaikan dengan tujuan dan fungsi ruangan tersebut.

7)      Menghias Ruangan Untuk menimbulkan keindahan ruangan perlu adanya hiasan – hiasan ruangan (hone decoration). Hiasan dari tiap – tiap ruangan berbeda – beda menurut tujuan dan fungsinya masing – masing.
–menimbulkan semangat kegairahan dan kemauan
–menimbulkan rasa senang dan tentram dalam hati
–membuat enak/nyaman/kerasan tinggal pada ruangan itu.

Ruangan yang sehat yaitu ruangan yang ditata menurut ketentuan – ketentuan di atas yang akan memberi kesegaran daya dan kemampuan kerja pengurus dan anggota yang berbeda dalam sekretariat BEM.

III. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)

1.      Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah satu bidang yang penting dari lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.

2.      Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan (Talk in writing)

3.      Bentuk suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pemikiran dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui oleh orang lain.

4.      Juga merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikatif bagi seorang dengan orang lain. Karena sifat yang demikian, maka surat – surat harus disusun secara ringkas dan padat tetapi tegas, bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana dan teratur.

Penulisan surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan masak apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan karena melalui surat itu berarti dia telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.

a.       Mengingat pengertian dan sifat suatu surat seperti tersebut diatas, maka bagi suatu organisasi turut menjadi sangat penting yaitu :

1.      sebagai alat komunikasi

2.      sebagai dokumentasi organisasi

3.      sebagai tanda bukti (alat bukti/pemeriksaan)

dengan adanya dan kekuatan dan kemampuan surat, maka pimpinan organisasi dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan serta pendapat serta dapat pula mengetahui tentang perkembangan kehidupan organisasi dengan bahan – bahan tersebut dapat diatur dan dikendali organisasi dengan baik, apabila proses surat – menyurat (koresponden) berjalan lancar dan efektif dari seluruh bagian dan aparat organisasi, karena pada hakekatnya suatu surat atau kegiatan ketatausahaan mempunyai ciri – ciri utama sebagai berikut :

– bersifat pelayanan
– bersifat menetes keseluruhannya bagian atau aparat organisasi
– dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Ciri yang pertama berarti surat menyurat (ketatausahaan) merupakan service work (pekerjaan pelayanan) yang bersifat memudahkan atau meringankan (fasilitating fungcion), yang dilakukan untuk membantu pekerjaan – pekerjaan
Ciri berikutnya berarti surat menyurat (ketatausahaan) diperlukan dimana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi yang terdapat pada puncak pimpinan tertinggi (aparat tertinggi organisasi) sampai kepada ruangan kerja satuan organisasi (aparat) terbawah.

b.      Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain “administrasi”surat menyurat adalah satu proses yang berencana dan teratur yang dimulai dengan adanya ide pemugarannya sampai penyelesaiaan dan penyimpangan sebagaimana mestinya.
Administrasi surat menyurat BEM meliputi 3 (tiga) hal :

3.1 Bentuk dan isi surat BEM
3.2 Sirkulasi surat (surat keluar masuk)
3.3 Penyimpangan (pengarsipan).

c.       Bentuk dan isi surat

Surat – surat BEM adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isinya harus menuruti ketentuan – ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan, bentuk surat, macam dan isi surat.
1. surat – surat organisasi ditulis dalam kertas putih
2. ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran folio.(FA).

Hal ini mengingat segi praktisnya, dimana kertas ukuran inilah banyak kwarto (A4) dapat pula dipergunakan, tetapi pada umumnya ukuran ini sulit didapatkan di pasaran.
Tambahan lagi kertas F4 (Folio). Mengenai perihal dimaksud sebagai inti isi singkat surat, biasa juga disebut pokok surat. Ia tak perlu panjang, ringkas tetapi jelas, tepat. Sehingga dengan membaca perihal atau pokok surat ini saja pembaca atau penerima surat.

KEUANGAN

1.        Pembuatan Kuitansi

Persyaratan kuitansi harus dibuat beberapa lembar, terdiri dari lembar asli dan tembusan, tembusan harus menggunakan karbon atau menggunakan kertas berwarna yang berbeda antara asli dan tembusan. Maksudnya agar kuitansi tidak dapat digunakan berulang-ulang. Bila saat ini kuitansi diprint/dicetak lembar perlembar, sulit membedakan mana yang asli dan tembusan, maka kemungkinan penggunaan kuitansi berulang-ulang bisa saja terjadi.

2.        Buku Kas Umum

Ketentuan Buku Kas Umum, harus dalam bentuk buku, ditulis tangan , dengan tinta hitam atau tinta biru. Pada halaman pertama buku kas umum dibuat berita acara tentang kapan dimulainya buku dipakai, berapa jumlah halaman, halaman pertama ditanda-tangani , halaman berikutnya difaraf oleh bendahara, dan pada lembar terakhir tersedia lembar berita acara pemeriksaan yang dilakukan.

Tulisan tangan karena buku kas tidak boleh dikerjakan orang lain, Bila terjadi kesalahan tulis maka hanya dapat dilakukan dengan contra pos, atau dengan coretan garis lurus, yang salah masih terbaca, perbaikannya ditulis diatas. Tinta hitam atau biru, karena tinta hitam dan biru tahan terhadap lembab sehingga sebagai arsip bisa bertahan lama.
Berita acara pemakaian buku kas umum dan halaman yang diparaf, dimaksudkan untuk menghindari halaman yang hilang atau sengaja dikoyak, karena kesalahan kekeliruan pembukuan harus tetap tertera dalam buku kas umum tersebut. Halaman terakhir disediakan lembar pemeriksaan, yang berisi tanggal pemeriksaan, nama dan jabatan yang memeriksa, dan catatan-catatan tentang pemeriksaan.

3.        Pemeriksaan kas oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran wajib dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan, Begitu juga pemeriksaan kas oleh bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaran terhadap pengelolaan kas oleh pembantu bendahara. Pemeriksaan kas dapat saja dilakukan kapan dianggap perlu. hal ini menjaga kemungkinan terjadinya selisih kas dan atau selisih perhitungan baik karena unsur kesengajaan maupun karena kelalaian.

4.        Data-data Buku dan formulir yang diperlukan adalah sbb:

a.    Buku Kas Umum

b.    Buku Pembantu Penerimaan dan Penyetoran

c.    Buku Pembantu Bank

d.   Buku Pembantu Uang Tunai

e.    Buku Pembantu Panjar

f.     Buku Pembantu Pajak

g.    Rekening Koran Bank, Buku Cek

Pemeriksaan Kas dimaksud dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Kas dengan lampiran

5.        Register Penutupan Kas

Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban ( LPJ ) akan selalu tepat waktu, jika setiap bendahara mematuhi semua ketentuan, menjalankan sistem dan prosedur dengan tertib , sehingga dapat dengan mudah melakukan penutupan buku tepat pada setiap akhir bulan.
Sebagaimana disampaikan terdahulu, bahwa untuk memudahkan pertanggungjawaban hal-hal selalu menjadi perhatian setiap bendahara adalah :

1.      Siapkan bukti-bukti pendukung sebelum pembuatan kuitansi.

2.      Kuitansi harus diotorisasi/ditanda tangani dulu oleh pengguna anggaran, sebelum ditandatangani oleh penerima dan bendahara.

3.      Catat dulu ke BKU sebelum melakukan pembayaran.

4.      Lakukan posting atau pemindahan catatan dari BKU ke buku-buku pembantu setiap saat terjadi transaksi.

5.      Hindari pemberian pinjaman atau kas bon, Pemberian panjar dapat dilakukan atas perintah dari pengguna anggaran. Panjar merupakan tanggungjawab penerima sampai bukti-bukti sah disampaikan kepada bendahara.

Laporan pertanggungjawaban (LPJ) terdiri dari LPJ Administratif yaitu pertanggungjawaban bendahara pengeluaran kepada pengguna anggaran, dan LPJ Fungsional yang disampaikan kepada PPKD/BUD. yang disampaikan selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulannya. Selain itu terdapat laporan pertanggungjawaban yang dibuat bendahara pengeluaran guna sebagai persyaratan pengajuan SPP Ganti Uang ( GU ). Laporan dimaksud adalah Laporan pertanggungjawaban Uang Persediaan , dan Laporan pertanggungjawaban Tambahan Uang. Kedua laporan ini disusun sebesar LPJ yang telah disahkan dari penggunaan dana Uang persediaan dan Tambahan Uang yang tercantum dalam LPJ.

Pembahasan 3 : SURAT MENYURAT

1.             Jenis-jenis Surat

1.1         Surat Keputusan (SK)
Merupakan suatu produk statuer yang memuat:

-       pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statute atau pembubaran suatu organisasi,badan, panitia, tim, dan yang lain-lainnya;

-       pelimpahan/penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat;

-       mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan;

-       penunjukan, pengangkatan, dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat, mutasi dan yang lain-lainnya;

-       penetapan hal-hal yang bersifat umum dan principal dalam rangka kebijaksanaan pokok.

1.2     Undangan (Und)

Merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang ditentukan.

1.3            Memorandum (Memo)
Merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan Perguruan Tinggi yang sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas).

1.4     Edaran (Ed)

Merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat suatu kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.

1.5     Surat Pengumuman (SPum)

Merupakan surat yang berisi pemberitahuan sesuatu hal yang ditujukan kepada masyarakat umum, ataupun kepada pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau format yang dicakup dalam pengumuman tersebut.

1.6    Surat Tugas (ST)

Merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/bawahan dan memuat petunjuk apa yang harus dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja.

1.7     Surat Dinas (SDin)

Merupakan surat dari suatu organisasi yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan dan kegiatan dinas organisasi yang bersangkutan.

1.8     Surat Pengantar (SA)

Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat biasa atau lembar formulir.

1.9     Proposal (P)

Merupakan pedoman kerja, gambaran atau peta perjalanan lengkap yang akan dilalui selama melakukan kegiatan, mempunyai gambaran menyeluruh atau lengkap mengenai lingkup dan urutan kegiatannya, tenggang waktu, saat mulai, serta saat kapan harus berakhirnya pelaksanaan dari masingmasing kegiatan, pihak-pihak lain yang terkait dan harus dihubungi, sarana yang dibutuhkan dan lain sebagainya.

1.10     Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat.

2.             Kop surat

2.1         Kop surat BEM menggunakan kepala surat yang telah ditentukan sebelumnya.

2.2         Kop surat menggunakan HVS warna putih dengan ukuran kertas A4 (8.27" x 11.69").

2.3.   Kop surat digunakan pada setiap lembar proposal.

3.             Kepala Surat

3.1         Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.

3.2         Kepala surat memuat :
a. Gambar lambang BEM
b. Kepanjangan dari BEM
c. Memberikan keterangan lokasi BEM
d. Alamat institusi/BEM
e. Email BEM

3.3         Kop BEM di bagian kiri atas kop surat, dengan warna gambar dan huruf sesuai dengan aslinya.

3.4         Nama organisasi di paling atas dari kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal.

3.5         Alamat kesekertariatan BEM memuat; wilayah kota dan kode pos, serta no.telepon, alamat di cetak di bawah dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal.

3.6         Email BEM merupakan email resmi yang digunakan baik untuk menerima atau mengirim data agar lebih terpusat.

3.7         Seluruh huruf yang digunakan untuk mengetik nama universitas, nama organisasi mahasiswa dan alamat universitas.

4.             Nomor dan kode surat

4.1.   Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode bulan dan kode tahun kalender.

4.2.   Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode.

4.3.   Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang sesungguhnya.

4.4.   Kode Surat

- Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan      = SKep
b. Surat Keterangan    = SKet
 c. Surat Edaran           = SEd
d. Surat Tugas             = ST
e. Surat Kuasa             = SK
f. Surat Peringatan      = SP
g. Surat Ijin Kegiatan = SIK
h. Surat Perjanjian       = SPn
i. Surat Undangan       = Und
j. Memorandum           = Mem
k. Nota Dinas              = Nd
l. Pengumuman            = Peng
m. Surat Ketetapan     = STap
n. Surat Perintah          = SPer
o. Laporan Pertanggung jawaban = Lpj
p. Surat peminjaman    = Sp
q. Surat Lain – Lain    = L

r.  Surat Keluar Internal Organisasi = A

s. Surat Keluar Eksternal Organisasi = B

- Kode Bulan terdiri atas :

a. Januari         = I
b. Februari       = II
c. Maret           = III
d. April            = IV
e. Mei              = V
f. Juni              = VI
g. Juli               = VII
h. Agustus       = VIII
i. September    = IX
j. Oktober        = X
k. November    = XI
l. Desember     = XII

-   Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

-  Marginal :

-          1.  Ukuran kertas : A 4

-          2.  Margin :

-          a.  atas   =  4 inch

-          b.  kiri    = 4 inch

-          c.  kanan   = 3 inch

-          d.  bawah   = 3 inch.

-          3.  Tipe huruf :  “TIMES NEW ROMAN”.

-          4.  Ukuran Huruf : 12

-          5.  Spasi : 1,5

-          6.  Alignment : Justify (penjajaran/baris tulisan rata kanan dan kiri)

-          7.  Diberi penomoran halaman yang disimpan di sudut kiri bawah.

5.             Penandatanganan Surat

5.1  Surat-surat penting yang menyangkut organisasi seperti: Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani oleh Ketua BEM  

5.2.   Pengajuan proposal pelaksanaan kegiatan harus di tanda tangani oleh Ketua pelaksana, setujui Ketua BEM dan mengetahui  wakil rektor III.

5.3.   Surat-surat organisasi yang berkaitan dengan penugasan, perjanjian, perintah- perintah kerja dan pergantian/resuffle pengurus di tanda tangani oleh Ketua BEM.

5.4.  Surat edaran dan pengumuman, surat undangan rapat dan surat-surat lainnya di tanda tangani oleh ketua yang bersangkutan.

5.5.  Surat permohonan dana, surat pengambilan dana dan laporan keuangan harus di tanda tangani oleh Ketua dan bendahara yang bersangkutan.

5.6.  Dalam hal Ketua berhalangan dan di pandang perlu adanya Ketua, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada dibawah ketua tetapi sudah ada persetujuan dari ketua terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas Tanda tangan.

5.7.  Proposal kegiatan ataupun surat-surat di tanda tangani di bawah penutup sebelah kiri oleh ketua pelaksana dan di sebelah kanan untuk Sekretaris Pelaksana, untuk ketua BEM dibawah antara ketua dan sekretaris panitia pelaksana sebagai mengetahui.

5.8.  Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel surat.

5.9. Stempel surat adalah stempel resmi organisasi yang bentuk serta susunan telah ditentukan.

5.10. Surat-surat yang hanya di tanda tangani oleh Ketua BEM dibubuhkan stempel dengan posisi di sebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.

6.             Surat Keluar dan Surat Masuk

6.1.   Semua surat keluar yang telah di tanda tangani di stempel dan diberi nomor dan tanggal, harus di foto copy sebagai arsip dan di catat dalam agenda surat.

6.2.   Semua surat masuk, sebelum di olah dan dijawab sebelum dibaca harus dicatat di buku agenda.

6.3.  Buku agenda surat masuk setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.

6.4.  Surat keluar penomorannya dipisahkan berdasarkan 10 jenis surat yang dijelaskan di bagian awal.

Tata cara penomorannya sebagai berikut:

Kode. : No.Surat/Kod.Surat Keluar/Kod.Surat/Pembuat Surat/Bulan/Tahun

Contoh : 001/B/ST/Sek-BEM/V/2016

6.5.  Diharapkan penomoran akan dilanjutkan walau telah terjadi regenerasi di BEM yang bersangkutan, selama tidak ada perubahan pada BEM tersebut pada bagian-bagian yang tercantum dalam penomoran surat keluar.

6.6.   Penomoran surat masuk digunakan untuk memudahkan dalam pengarsipan surat masuk ke setiap BEM UNIKALTAR. Tata cara penomorannya sebagai berikut:

Kode. : No. Urut/No.surat Masuk/Asal Surat/Prihal/Bulan/Tahun
Contoh: 001/002/BEM-UBT/Und/VII/2017

6.7.   Penomoran ini tidak dipisahkan berdasarkan jenis surat, berurutan sesuai dengan urutan tanggal surat yang masuk.

7.             Alur pengajuan Ormawa

7.1.   Apabila surat ataupun proposal kegiatan tersebut untuk suatu kegiatan maka tembusan yang harus di lalui adalah melalui Ketua BEM, lalu di konsulkan kepada kemahasiswaan dan di ketahui oleh Wakil rektor III serta di setujui oleh Ketua bem Unikaltar

8.             Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan terletak pada kanan atas surat, sejajar dengan perihal alamat surat tidak selamanya ditujukan kepada seseorang, tetapi sering pula kepala suatu badan atau lembaga. Bila ditujukan kepada suatu lembaga atau instansi, maka penyebutannya bukan kepada nama lembaganya, melainkan kepada pengurus atau pimpinan lembaga itu.

Bila surat ini ditujukan kepada salah satu bagian / unit yang ada pada lembaga itu, hendaknya dilengkapi dengan “up” yang berarti “untuk perhatian”

9.             Isi Surat Suatu surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan penyusunannya memakai sistematika sebagai berikut :

– Pendahuluan
– Uraian Persoalan (isi/pokok surat)
– Penutup Pendahuluan

        Ini dimaksudkan untuk menarik perhatian pembaca/penerima surat tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam surat itu kalau hanya sekedar menyampaikan berita singkat, kata atau kalimat pendahuluan ini tidaklah menjadi keharusan pertimbangannya adalah efisiensi tapi bila menyangkut persoalan penting (apabila kalau memerlukan penguraian dan perincian), maka surat ini mestilah memakai kata pendahuluan gunanya tidak hanya sekedar menarik perhatian melainkan sekaligus sebagai motivasi (konsideran).

Contoh :
“diberitahukan bahwa,” atau dengan ini disampaikan bahwa, …. Dst. (untuk surat – surat pemberitahuan).

“Bersama ini …. atau dengan ini ….dst (untuk surat – surat pengantar).

“Memenuhi permintaan saudara” atau menunjuk surat saudara No…..Bertanggal…. dst (untuk surat permintaan, jawaban, balasan, pernyataan).

Tempo – tempo kalimat pendahuluan ini bias berupa konstatasi ataupun pertimbangan – pertimbangan yang melatar belakangi hingga surat dibuat, misalnya :

“Berhubungan adanya gejala yang kita rasakan bersama tentang ….. dst”.

Kalimat pendahuluan ini sebaliknya tidak lebih dari satu alinea ditulis 2 (dua) spasi di bawah kata permulaan surat (Dengan hormat).

Uraian Persoalan (Isi/pokok surat)

Kecuali maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal – hal yang minimal harus diperhatikan adalah :
a) Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit – belit, singkat lagi terputus – putus juga tidak baik. Hal – hal seperti itu biasanya akan membuat salah pengertian bagi penerima surat untuk mudah dipahami maka pada surat – surat yang panjang sebaiknya atau seharusnya diberi alinea banyak sedikitnya alinea tergantung dari banyak pokok – pokok pikiran yang ada dalam surat tersebut tetapi perlu pula diperhitungkan untuk mencapai susunan yang baik dan harmonis. Pembagian dalam alinea sangat memudahkan pengertian jarak antara alinea dan spasi (kalimat) dalam satu alinea 1 ½ (satu setengah) spasi.

b) Dalam satu surat, sebaiknya/seharusnya hanya dipersoalkan satu jenis perkara atau permasalahan sebab pencampuran soal dalam satu surat akan menimbulkan kesukaran, baik dalam penyusunannya dan mencari kembali surat itu bila diperlukan lagi.
c) Dalam penyusunan isi surat selanjutnya harus dijaga tentang kata – kata dan kalimat yang digunakan hendaklag sopan dan wajar, tidak berlebih – lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan pengaruh bahasa sangat besar sekali, sebabdisitu tergambar tentang sikap orang yang membuat surat itu. Oleh sebab itu menyusun surat diserahkan kepada orang yang berkemampuan bahasa cukup.

Kalimat Penutup Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespodensi perlu adanya kalimat – kalimat penutup seperti : “Demikian harap maklum” Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih”.

Fungsi kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat karena itu bukanlah suatu keharusan mutlak dalam pembuatan surat – surat resmi namun demikian untuk kesopanan dan pemanis surat sebaiknya dalam membuat surat – surat resmi organisasi tetap masih digunakan kalimat penutup yang sesuai dengan isi surat.

10.         Penutup surat
Kalau dalam pembuatan surat resmi dimulai dengan “Basmallah” dan dibuka dengan “Hormat Kami.” Maka dalam penutup surat – surat resmi BEM ditutup dengan Hormat Kami.” Surat khusus (seperti surat keputusan, Surat keterangan edaran, instruksi, tugas/mandat dan sebagainya) dibuka dengan basmallah.

       

11.         Buku Agenda

Untuk memudahkan pengelolaan system administrasi dan kesekretariatan dalam hal ini pengelolaan surat menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka system pengagendaan surat menyurat perlu tersendiri. Adapun unsure – unsure yang penting untuk dicata adalah :

– Nomor Urut Surat
– Nomor Kode Arsip
– Nomor Surat
– Tanggal Terima
– Nomor dan Tanggal Surat
– Isi Surat
– Asal Surat
– Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

Buku verbal untuk dan kode arsip surat
– Nomor urut dan kode arsip surat
– Nomor surat
– Tanggal surat (penanggalan nasional dan hijriah)
– Perihal isi surat
– Kepada siapa (keputusan, lampiran, penyimpangan)

Contoh surat keputusan
No: 001/A/SKep/SEK/BEM-UNIKALTAR/IV /2017

Buku Agenda Surt Keputusan

No/ Kode Arsip/Kedo surat keluar/pembuat surat/Tanggal /Isi Surat /tahun
No/002/KA II/1903/A/Sek/05/07-09-1999/Pengesahaan panitia/2017

Konsep surat yang telah “Crereance” dan nomor surat, diketik sesuai dengan jumlah yang dikehendaki. Legalitas organisasi (tanda tangan ketua, sekretaris dan stempel)setelah dibukukan barulah surat tersebut siap untuk dikirim kepada tujuan.Pengiriman surat – surat betul menempuh perjalanan menuju tujuannya kita bukukan dulu dalam bentuk ekspedisi yang memuat kolom – kolom sebagai berikut :

IV. ADMINISTRASI KEARSIPAN

Arsip adalah warkat/surat – surat yang disimpan secara sistematis, karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara tepat ditemukan kembali. Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat. tata kearsipan yang sempurna apabila semua surat dan dokumen – dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi, dan apabila diperlukan kembali mudah ditemui, walaupun surat – surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangat berguna terutama membantu kelancaran dan kerapian organisasi pada khususnya, serta membantu perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya.

Surat – surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan di secretariat/kantor adalah sangat tidak benar dan dilarang apabila penyimpanan surat –surat organisasi diluar arsip organisasi ataupun oleh perso – person pengurus. Tepat apabila kita mengenal beberapa system penyimpanan surat antara lain :

Sistem abjad (Alphabetic Filing)
Sitem Perihal (Subjec Filing)
Sistem Nomer (Numerical Filing)
Sistem Daerah (Geografhical Filing

Bagi kita (BEM) surat – surat organisasi pada map – map atau tempat – tempat tertentu dengan membedakan kode (KB) untuk surat keluar intern dan kode KB untuk surat keluar ekstern. Sedangkan surat – surat masuk intern berkode MA dan surat masuk ekstern dengan kode MB.

Untuk memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode – kode dasar tersebut diatas (surat – surat masuk intern maupun ekstern) dibagi lagi sesuai dengan kebutuhan/wilayah/bidang, misalnya :

Kode Map/Arsip BEM/Periode tahun 2017

“Nomor.023/MA.I/IV.1/2017-2018

       IV. 1. Arsip surat masuk

IV.1.1. Masuk Internal
MA I : Panitia pelaksana
MA II A: DPM Universitas
MA II B:  UKM UNIV
MA II C : BPM Fakultas
MA II D: BEM FAKULTAS
MA II E : HMJ
MA III : Anggota perorangan

IV.1.2. Arsip Surat Masuk Ekstern
MB I : Lembaga Negara, Instansi Pemerintah, BUMN
MB II : PARPOL
MB III : Peruguruan Tinggi, kemahasiswaan, kepemudaan dan Ormas
MB IV : Kedubes, Badan Asing, Luar negeri
MB V : Alumni
MB VI : badan swasta
MB VII : persorangan

IV.2. Map Surat Keluar
IV.2.1. Arsip Surat Keluar Intern
KA I :  Peruguruan Tinggi, kemahasiswaan, kepemudaan dan Ormas
KA II :  BEM  Tingkat daerah
KA III : BEM  se Indonesia
KA IV : Surat mandat, surat keterangan, surat tugas
KA VI : surat keputusan pengurusan besar BEM

Ada satu factor lagi yang harus diperhatikan sehubungan dengan pengarsipan yakni pengawetan arsip.
Pengawetan ini dapat ditempuh dengan beberapa jalan antara lain :
Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip dari bahan – bahan yang baik dan tahan oleh kerusakan
Tempat penyimpanan dijauhkan dari api, air dan kelembaban serta mudah diawasi dari ancaman binatang yang merusak ke dalam arsip

VI. INVENTARIS ORGANISASI DAN DOKUMENTASI ORGANISASI

a.       Inventaris Organisasi

1.      Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi.

2.      Inventaris organisasi pada pokoknya dapat kita bagi dua yaitu

3.      Inventaris yang permanen

4.      Inventaris organisasi yang tidak permanen Yang digolongkan inventaris permanen adalah milik organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan misalnya.

5.      Gedung sekretaris/kantor

6.      Alat – alat tulis kantor

7.      Dan sebagainya
Untuk mengontrol inventaris organisasi ini perlu dibuat daftar inventaris. Sesuai dengan penggolongan diatas, maka kita dapat membuat daftar inventaris 2 macam :

a)      Daftar inventaris organisasi yang permanen

b)      Daftar inventaris organisasi yang tidak permanen (habis pakai) dalam waktu relatif pendek yang bisa disebut Buku Stok
Tujuan dibuat daftar inventaris organisasi ialah :
1. Menunjukkan kekayaan organisasi
2. Untuk menghindari adanya pemborosan
3. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan perubahan, penggantian, serta untuk menambah bila terjadi kekurangan)
Penyimpangan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang – orang yang bertanggung jawab sesuai dengan job discription kesektariatan. Penyimpangan harus dilaksanakan serta ditempatkan di secretariat, tidak diperkenankan dibawah atau di simpan di rumah fungsionaris.

b.      Dokumen Organisasi
Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan serta pengawetan dokumen – dokumen organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah menurut hokum dari dokumen.
Bentuk – bentuk dokumen
Gambar – gambar dan foto – foto
Benda – benda berharga dan bernilai
Fotocopy atau salinan surat
Surat Kabar, Majalah dan lain sebagainya
Dokumentasi itu selain dipergunakan untuk kepentingan tertentu juga dipakai untuk menyusun laporan tahunan organisasi serta tanda bukti yang sah
Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti halnya barang –barang inventaris dan arsip hendaknya disusun dengan rapih dan teratur dalam map – map dan tempat – tempat tertentu dengan mengelompokkan menurut kebutuhan
Aktifitas dokumentasi juga sangat penting dalam menyusun sejarah perjuangan organisasi

VIII. PENUTUP

Pedoman Administrasi kesekretariatan ini adalah sangat penting dan diperlukan guna keseragaman untuk menuju suatu organisasi modern dan efektif kerjanya.
Administrasi kesekretariatan BEM yang ideal ialah usaha bagaimana menmanfaatkan secretariat BEM untuk dapat berfungsi sebagaimana mestinya, yaitu :

a.       Tempat kerja yang efisien bagi pengurus Pusat kegiatan organisasi
Untuk itu perlu persyaratan – persyaratan yang menyangkut :

b.      Gedung/sekretariat Ketatausahaan Keuangan/Fasilitas yang cukup Untuk melaksanakan administrasi kesekretariat yang baik sangat tergantung pada pelaksana-pelaksananya yaitu terutama stsekretariat dan adminitrasi dengan bantuan dan pengertian dari anggota pengurus lainnya, bahkan seluruh anggota BEM.

c.       Akhirnya dengan adanya pedoman administrasi kesekretariatan yang disempurnakan ini mudah – mudahan organisasi BEM akan lebih mampu bekerja dengan efektifitas yang maksimal dan mengeliminasi kekurangan sebelumnya, berkat adanya administrasi yang teratur dan rapi.

Tanjung selor, 13 September 2017

PENGURUS

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

UNIVERSITAS KALTARA

KETUA RISNO KARSIM NPM.2013 41053

SEKRETARIS ANDI RACHAMAN NPM.2013 51 008

               

Lampiran Lampiran

Format penyusunan proposal

LEMBAR PENGESAHAN

PANITIA PELAKSANA PELANTIKAN RAKER DAN UP GRDIING

  

Tanjung Selor,…………………..

KETUA HMJ ……………. ,,,,,,,,

PANITIA PELAKSANA PELANTIKAN KETUA PANITIA  …….. ………

Mengetahui,

KETUA BEM FAKULTAS ………… …………

KETUA JURUSAN ……………. …………….

Menyetujui,

KETUA BEM UNIVERSITAS KALTARA

………………

…………….

Mengesahkan,

WAKIL  REKTOR III UNIKLTAR BIDANG KEMAHASISWAAN

…………………………………….

……………………………………..

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

UNIVERSITAS KALTARA

TANJUNG SELOR

Sekretariat : Kampus UNIKALTAR Jalan Sengkawit RT.XVI  Tanjung Selor

Kabupaten Bulungan 

Email : bemunikaltar2017@gmail.com Hp.+62-822-214-477-375

LEMBAR PENGESAHAN

PANITIA PELAKSANA PELANTIKAN RAKER DAN UP GRDIING

  

Tanjung Selor,…………………..

KETUA  BEM FAKULTAS ……………. ,,,,,,,,

Panitia Pelaksana Pelantikan KETUA PANITIA  …….. ………

                   

Mengetahui,

DEKAN FAKULTAS ………… …………

Menyetujui,

KETUA BEM UNIVERSITAS KALTARA

………………

…………….

Mengesahkan,

WAKIL  REKTOR III UNIKLTAR BIDANG KEMAHASISWAAN

…………………………………….

……………………………………..

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

UNIVERSITAS KALTARA

TANJUNG SELOR

Sekretariat : Kampus UNIKALTAR Jalan Sengkawit RT.XVI  Tanjung Selor

Kabupaten Bulungan 

Email : bemunikaltar2017@gmail.com Hp.+62-822-214-477-375

LEMBAR PENGESAHAN

PANITIA PELAKSANA PELANTIKAN RAKER DAN UP GRDIING

  

Tanjung Selor,…………………..

KETUA  PANITIA ……………. ,,,,,,,,

Panitia Pelaksana Pelantikan SEKRETARIS PANITIA …….. ………

                  

Menyetujui,

KETUA BEM UNIVERSITAS KALTARA

………………

…………….

Mengesahkan,

WAKIL  REKTOR III UNIKLTAR BIDANG KEMAHASISWAAN

…………………………………….

……………………………………..

 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

UNIVERSITAS KALTARA

TANJUNG SELOR

Sekretariat : Kampus UNIKALTAR Jalan Sengkawit RT.XVI  Tanjung Selor

Kabupaten Bulungan 

Email : bemunikaltar2017@gmail.com Hp.+62-822-214-477-375

I.      Latar Belakang

II.    Landasa

III.                        Maksud dan Tujuan

IV.           Nama Kegiatan

V.               Tema Kegiatan

VI.             Waktu Dan Tempat Kegiatan

VII.        Susunan Kepanitiaan

(Terlampir)

VIII.    Agenda Acara

(Terlampir)

IX.           Anggaran Biaya

    (terlampir)

X.               Penutup

Demikian proposal ini dibuat dengan sebenar-benarnya sebagai deskripsi alur kegiatan. Harapan kami kegiatan ini dapat berjalan dengan sukses sebagaimana target yang diharapkan.

Tanjung Selor,07 Maret 2017

Panitia Pelaksana

……………………..

Ketua …………… ………………

Sekretaris …………… …………..

mengetahui,

Ketua BEM

Lampiran : I

SURAT KEPUTUSAN

PENGURUS

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA 

UNIVERSITAS KALTRA TANJUNG SELOR

NO : 04 /A/SKep/BEM–UNIKALTAR/V/2017

TENTANG

PENGESAHAN SUSUNAN PANITIA PELAKSANA

PELANTIKAN

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

 FAKULTAS EKONOMI  UNIVERSITAS KALTRA TANJUNG SELOR

TAHUN  2017

SUSUNAN PANITIA

Pelantikan, Upgrading dan Raker BEM Universitas Kaltara

Pelindung	:	Rektor Unikaltar / Dekan / Ketua Jurusan
Penanggung Jawab	:	Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Kaltara

Ø  Streering Comite

1.       

2.       

3.      ..

Ø  Organizing Comite    

Ketua Panitia              :

Sekertaris                    :

Bedahara                     :

Siksi seksi ata devisi devisi

Lampiran : 2

SUSUNAN ACARA

Pelantikan, Upgrading, dan Raker BEM Unikaltar 2017-2018

No.	Bentuk Kegiatan	Waktu	Keterangan
A.	PELANTIKAN
.	1.      Pembukaan 2.      Menyayikan lagu Indonesia Raya dan Hymne unikaltar. 3.      Laporan Ketua Panitia 4.      Pelantikan. 5.      Sambutan-sambutan       -  Ketua terpilih  P. 2017-2018       - Ketu DPM terpilih P. 2017-2018      -   Rektor Universitas Kaltara 6.      Do'a Tutup	08.00 -11.00
B.	UPGRADING		PEMATERI:
	1.Materi I (Managemen Keorganisasian). 2.Materi II(Administrasi Kesekretariatan) 3.Materi III (Jobdes Description)
C.	RAKER
D.	PENUTUPAN

Lampiran :3

ESTIMASI DANA

PELANTIKAN, UPGRADING DAN RAKER BEM UNIKALTAR 2017-2018

No	Keterangan	Satuan	Jumlah (Rp)
KESEKRETARIATAN
1		1 rim	50.000
3		1 paket	70.000
4		20 x 1000	20.000
5		20 x 2000	40.000
6		4 x 5000	20.000
Jumlah Sub Total
KONSUMSI
8	Snack Panitia	35 x 15.000
9	Makan Panitia	35 x 25.000.000
10	Air Mineral	5 dus x 25.000
Jumlah Sub Total
PERLENGKAPAN
12		3 x 100.000
13		1 Paket
14		3 x 150000
16		1 buah
Jumlah Sub Total
Lain-lain
JUMLAH  TOTAL
Terbilang :

Tanjung Selor,07 Maret 2017

Panitia Pelaksana

Ketua ……………… ………………

Sekretaris …………… …………..

Mengetahui,

Ketua BEM

FORMAT PENYUSUNAN

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

I.  LATARA BELAKANG

II.  TUJUAN

1.      Memberikan  gambaran  kepada  panitia  kegiatan  dalam  pencairan  anggaran  dan membuat laporan kegiatan yang telah dilakukan.

2.      Menjaga ketertiban administrasi organisasi.

3.      Mendokumentasikan kegiatan yang sudah diselenggarakan oleh organisasi.

III. RUANG LINGKUP 

1. Ketentuan LPJ
2. Format LPJ
3. Pembuatan dokumen pendukung.

IV. KETENTUAN LPJ

1. Kegiatan  yang  sudah  dilaksanakan,  harus  dilaporkan  secara  lisan dihadapan KETUA BEM dan dibuktikan secara tertulis  (LPJ).
2. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) harus dijilid rapi disertai soft file.
3. dievaluasi  dan  diparaf  (disahkan) oleh Ketua BEM kemudian ditembuskan kepada wakil rektor II dan wakil Rektor III.
4. LPJ dilaporkan sesuai dengan masing – masing tingkatan.

V.  PROSEDUR

1. Kepanitiaan telah selesai melaksanakan kegiatan.
2. Ketua Pelaksana dan/atau penanggungjawab kegiatan menyusun LPJ kegiatan. 
3. Badan Pengurus mengevaluasi laporan kegiatan,
4. Jika disetujui, Ketua Panitia memberikan laporan LPJ yang sudah dijilid rapi kemudian ditembuskan kepada ketua BEM.
5. Jika laporan diterima Ketua BEM, Lalu kemudian disimpan dan diarsipkan

VI. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

1.  Ukuran kertas : A 4

2.  Margin :

a.  atas   =  4 inch

b.  kiri    = 4 inch

c.  kanan   = 3 inch

d.  bawah   = 3 inch.

3.  Tipe huruf :  Arial

4.  Ukuran Huruf : 11

5.  Spasi : 1,5

6.  Alignment : Justify (penjajaran/baris tulisan rata kanan dan kiri)

7.  Diberi penomoran halaman yang disimpan di sudut kiri bawah.

VII. MATERI PENULISAN

A. Halaman Sampul Muka

1.  Warna Sampul Putih

2.  Berisi:

a.  Logo IMAI

b.  Tulisan “Laporan Pertanggungjawaban”

c.  Judul Kegiatan dan Tema (jika ada)

d.  Nama Tingkatan ( Nasional, Wilayah, Simpul)

e.  Tulisan Ikatan Mahasiswa Akuntansi Indonesia

f.  Tahun

B.  Halaman isi

Sistematika Penyusunan LPJ, harus berisi :

1. Latar  belakang  memuat  segala  hal  yang  melatarbelakangi  dan  alasan  perlunya

            dilaksanakan kegiatan.

2. Hambatan - hambatan
3. Nama dan Tema

Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti sehingga tidak

             menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan tema (bila ada).

             Tema harus ada apabila kegiatan yang sifatnya berskala besar.

4. Tujuan Kegiatan

             Tujuan  Kegiatan  harus  mencerminkan  Visi  dan  Misi  ORMAWA UNIKALTAR

5. Sasaran Kegiatan

             Mencakup perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti.

6. Waktu dan tempat
7. Memuat :
1. Hari/Tanggal : Cantumkan nama hari (koma) tanggal sesuai lama waktunya
2. Waktu : Pukul berapa sampai berapa
3. Tempat : Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap
8. Deskripsi singkat Pelaksanaan Kegiatan

Berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan.

9. Pelaksanaan acara dan/atau hasil

Mencantumkan  susunan  acara  secara  rinci  lengkap  dengan  alokasi  waktu

perkegiatan beserta Narasumber, hasil yang dicapai dan agenda tindak lanjut.

10. Rincian Penggunaan Anggaran 

11. Susunan Kepanitiaan

Personalia Kepanitiaan (harus mencantumkan Nomor Anggota).

12. Penutup

Berisi antara lain berisi ucapan terimakasih kepada pimpinan, semua pihak yang

membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan.

13. Lembar Pengesahan  (Tanda Tangan harus Asli):

a. Berisi tempat, tanggal pembuatan pada sudut atas (centering)

b. Sebelah kiri Ketua umum Badan Pengurus (BP)

c. Sebelah kanan Ketua Pelaksana Kegiatan

d. Sebelah bawah kanan, menyetujui dan mengetahui Dewan Pengawas (DP)

VIII.  LAMPIRAN

1.  Foto / dokumentasi kegiatan

2.  Materi/Bahan Kegiatan

3.  Fotocopi Kuitansi/nota penggunaan anggaran  

CONTOH

LAPORAN KEUANGAN

N0	Tanggal	Uraian satuan	debet	Kredit
1	30/05/2016	Total dana	Rp. 5.000.000
2	16/05/2016	Spanduk  1x2 dan spanduk 1x3		Rp.       225.000
3	17/05/2016	Spnduk 1x3		135.000
4	17/05/2016	Balon Foil CP		65.000
5	17/05/2016	Gunting		15.000
6	17/05/2016	Ring		10.000
7	17/05/2016	Kertas Jagung		15.000
8	18/052016	AGI 2 dos		50.000
9	18/05/2016	Map biasa 2		4.000
10	18/05/2016	Gorengan		50.000
11	18/05/2016	Aqua		45.000
12	19/05/2016	Gorengan		50.000
13	19/05/2016	AGI		50.000
14	21/05/2016	Doubeltip 1 buah		8.000
JUMLAH			5.000.000	825.800
SALDO                                                          Rp. 4.174.200

Tanjung Selor,10-juni- 2017

PANITIA PELAKSANA PELANTIKAN

KETUA ……………… ……………...		SEKRETARIS ……………… ……………...

Mengetahui,

KETUA BEM UNIKALTAR

……………………….

……………………….

CONTOH PEMBUATAN SURAT:

 

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

UNIVERSITAS KALTARA

(BEM UNIKALTAR)  TANJUNG SELOR

Sekretariat : Kampus UNIKALTAR Jalan Sengkawit RT.XVI  Tanjung Selor

Kabupaten Bulungan  Hp.+62-822-214-477-375

 

Nomor  : 02/B/Und/SEK-PANPEL/BEM-UNIKALTAR/IV/ 2017 M

Lamp    : -(1 berkas)  jika ada

Hal        :  Undagan Rapat Konsulidasi

Kepada yth,

………………..

Di –

Tanjung Selor

              Dengan Hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakanya Hari Buruh  Nasional tepat pada tanggal 1 Mei 2017.Maka dari itu kami mengudang Sodara /I untuk hadir pada

Hari/Tanggal     : 25 April 2017

Pukul                : 19.30 wite

Agenda             : Rapat kosulidasi Hari buruh Nasional

Tempat             : Di Ruangan BEM  Universitas Kaltara.

Demikian surat Undagan Rapat ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami diucapkan terimakasih.

Hormat kami,

                                                           

Tanjung Selor,26 April 2017

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

UNIVERSITAS KALTARA

KETUA RISNO KARSIM NPM.201341053

SEKRETARIS ANDI RACHMAN NPM.2013 51 008

CONTOH ARSIP SURAT KELUAR DAN MASUK

No.	kode arsip	Kode surat keluar	isi surat	no surat	yng ditujuh	tangal keluar	keterangan
01.	KA.I	B	konsuldasi	037	bem fakultas	08 september 2017	di arsipkan

No.	kode arsip	Kode surat keluar	isi surat	nomor surat	diterima dari	Tangal keluar	keterangan
01.	MA .I	B	peawanran kerjasama	037	gubernur kaltara	08 september 2017	di arsipkan